Die implementering van ’n nuwe aanlyn studente-inligtingstelsel (SIS), blyk die rede te wees vir die hoofbrekens wat tydens vanjaar se registrasieproses aan die Universiteit Stellenbosch (US) ervaar is.
Admin A was aan die begin van die jaar druk besig met studente wat gesukkel het met registrasie, onder meer as gevolg van die implementering van die Universiteit Stellenbosch (US) se nuwe wolkgebaseerde studente-inligtingstelsel. FOTO: Karla van der Merwe
“Elke aspek van die studentelewensiklus vanaf werwing tot graduering en daarna, sal in die nuwe stelsel neerslag vind,” het dr Ronel Retief, die US se registrateur, oor die nuwe wolkgebaseerde (oftewel “cloud-based”) SIS gesê.
Die nuwe SIS sal die vorige “bykans 30 jaar-oue inhuis-stelsel” vervang, het sy gesê.
Die implementeringsproses van dié stelsel gebeur egter in fases, en dit beteken dat sekere prosesse reeds in die nuwe stelsel geadministreer word, terwyl ander nog in die ou stelsel plaasvind, het Retief in e-poskommunikasie aan MatieMedia gesê.
Sy het verduidelik dat alle nuwelingaansoeke, sowel as voorwaardelike- en finale toelatings van aansoekers, op die nuwe stelsel geakkommodeer is. Die registrasieproses is egter op die ou stelsel gehuisves.
“Die feit dat hierdie prosesse wat so nou verweef is, in twee stelsels moes plaasvind vanjaar, het tot heelwat uitdagings gelei wat dikwels tot frustrasie aan die kant van ons aansoekers, sowel as by ons personeel, aanleiding gegee het,” het Retief gesê.
Sy het verder verduidelik dat die “groeipyne” wat hulle waarskynlik deurlopend tydens die implementering van die nuwe stelsel sal ervaar, “ongelukkig ’n ‘normale’ deel van enige groot stelselimplementering” is. Retief het ook verduidelik dat dit “feitlik onmoontlik” is om te bepaal hoeveel studente hierdeur geraak is.
“Baie studente het sonder enige probleme geregistreer en ons weet uiteraard nie van hulle nie, aangesien hulle ons nie sou gekontak het nie,” het sy gesê. “Ander het moontlik probleme ervaar wat niks met die stelsel te doen het nie, byvoorbeeld, studente wat modules herhaal en dan vir vreemde kombinasies moes registreer wat beteken dat hulle nie self aanlyn sou kon registreer nie. Dit was nog altyd die geval en het niks met die nuwe stelsel te doen nie.”
Studentefrustrasies
Viwe Kobokana, Studenteraad (SR)-voorsitter, het verduidelik dat die SR hulle bes gedoen het om diegene wat na hulle toe gekom het met registrasieprobleme, te help. FOTO: Karla van der Merwe
Volgens die voorsitter van die US se Studenteraad (SR), Viwe Kobokana, het haar span ’n hele paar studente gehelp wat weens die probleme met die stelsel aanvanklik aanvaar is tot kursusse, maar dan later ingelig is dat toelating teruggetrek is.
“Met die gevalle wat ons hanteer het, was daar grootliks begrip vanaf die universiteit se kant,” het Kobokana gesê. “So, as ’n student met ons kom praat het…en hulle het die minimum vereistes behaal, het hulle daardie plasing ontvang indien daar nog plek was.”
Daar was egter ook studente wat nie gehelp kon word nie en dan vir ander programme moes aansoek doen, het sy gesê.
Mieke de Wet se regte graadprogram het nie op die sisteem gewys toe sy by Admin A gaan registreer het nie. FOTO: Karla van der Merwe
’n Student wat vanjaar BAHons (Vertaling) studeer, het aan MatieMedia gesê dat die sisteem aanvanklik ’n ander graadprogram aangedui het as die een waarvoor sy aansoek gedoen het en aanvaar is.
Mieke de Wet moes in persoon registreer omdat sy vir die eerste keer as nagraadse student geregistreer het. “Toe ek daar kom, sê die sisteem ek doen Honneurs in Afrikaans en Nederlands, terwyl ek eintlik Vertaling sou doen,” het De Wet gesê.
Volgens De Wet het personeel by Admin A, waar registrasie plaasgevind het, gesukkel om dit reg te stel, omdat hulle nie die vakke vir Vertaling waarvoor sy moes registreer, kon sien nie.